Cabinet de recrutement : ne ratez plus un client ni un candidat pendant vos entretiens

Le cabinet garde son numéro. En entretien candidat, en rendez-vous client ou après la fermeture, l'assistante IA prend l'appel de l'entreprise ou du candidat et vous envoie le message par SMS. Rien ne change pour eux.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Les appels entrants arrivent pendant les entretiens (souvent 45 min à 1 h, plusieurs par jour) et le soir, quand les candidats en poste sont enfin libres. Un candidat qualifié qui tombe sur une messagerie rappelle rarement : il répond au cabinet concurrent qui l'a aussi approché. Un dirigeant qui appelle pour confier un poste urgent et ne joint personne peut appeler un autre cabinet dans l'heure. Un chef de chantier ou un responsable logistique qui a besoin de deux intérimaires pour le lendemain appelle à 19 h ; sans réponse, il appelle l'agence concurrente. Les intérimaires appellent à 5 h ou 6 h pour signaler une absence ou un retard, et l'agence le découvre quand le client se plaint. Les candidats qui appellent pour une mission ou leur fiche de paie saturent la ligne en journée.

Qui décroche aujourd'hui

Le consultant lui-même ou une assistante dans les plus gros cabinets. Il ne peut pas répondre quand il est en entretien candidat, en rendez-vous client, en présentation de short-list ou en session de sourcing téléphonique sortant. Les chargés de recrutement et commerciaux de l'agence. Ils décrochent en journée, mais pas avant 8 h, après 18 h, le samedi ni pendant les entretiens et visites clients, alors que les besoins urgents et les absences arrivent justement à ces moments-là.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Cabinet de recrutement

Un DRH veut confier un poste pendant un entretien candidat

Assistante IA : Bonjour, Cabinet Delmas Conseil, recrutement de cadres industriels. Je suis l'assistante IA du cabinet, Nathalie Delmas est en entretien avec un candidat.
Appelant : Je suis DRH dans une PME de mécanique, mon directeur de production part dans deux mois. Je voudrais vous confier la recherche.
Assistante IA : Je le note comme un nouveau mandat prioritaire. Pouvez-vous me donner l'intitulé exact du poste, le site et le meilleur moment pour vous rappeler ?
Appelant : Directeur de production, site de Cholet, je suis joignable jusqu'à 18 heures.
Assistante IA : C'est transmis à Nathalie par SMS et par email dès maintenant, elle vous rappelle à la sortie de son entretien.

Ce que vous recevez par SMS

NOUVEAU MANDAT : DRH PME mécanique, poste Directeur de production, site Cholet, départ dans 2 mois. M. Girard, 06 •• •• •• 39, joignable jusqu'à 18h.

Cabinet de recrutement

Un candidat demande où en est sa candidature

Assistante IA : Talents & Trajectoires, cabinet de recrutement en finance et comptabilité. Je suis l'assistante IA du cabinet, les consultants sont en rendez-vous client.
Appelant : J'ai passé l'entretien pour le poste de contrôleur de gestion la semaine dernière. Est-ce que je suis retenu ?
Assistante IA : Je n'ai pas d'information sur les candidatures et je ne peux pas donner d'avis : c'est votre consultant qui vous fera un retour. Avec qui aviez-vous passé l'entretien ?
Appelant : Avec Julien. Je dois aussi lui dire que j'ai une autre proposition qui arrive.
Assistante IA : Je transmets à Julien votre demande de retour sur le poste de contrôleur de gestion et le fait qu'une autre offre est en cours. Il vous rappelle dès qu'il est disponible.

Ce que vous recevez par SMS

Candidat contrôleur de gestion (entretien sem. dernière) demande un retour, autre offre en cours. Antoine Mercier, 06 •• •• •• 85. Pour Julien.

Agence d'intérim

Un chef de chantier commande deux intérimaires à 19 heures

Assistante IA : Bonsoir, Atout Intérim Rouen, travail temporaire BTP et logistique. Je suis l'assistante IA de l'agence, les chargés de recrutement sont partis pour la soirée.
Appelant : Il me faut deux manœuvres pour demain 7 heures, j'ai un gars qui me lâche sur le chantier.
Assistante IA : Je prends la commande en urgence. Quelle entreprise, quelle adresse de chantier, et faut-il des habilitations ou des EPI particuliers ?
Appelant : Entreprise Lemaire, chantier rue Jeanne-d'Arc à Rouen, chaussures de sécurité et casque, c'est tout.
Assistante IA : Je ne peux pas vous garantir les profils ce soir, mais j'alerte tout de suite le responsable d'astreinte avec votre commande.

Ce que vous recevez par SMS

COMMANDE URGENTE : 2 manœuvres demain 7h, chantier rue Jeanne-d'Arc Rouen, EPI standard. Entreprise Lemaire, M. Lemaire, 06 •• •• •• 03.

Agence d'intérim

Un intérimaire signale son absence à 5 h 30

Assistante IA : Agence Cap Emploi Services, intérim industrie et cariste. Je suis l'assistante IA de l'agence, je prends votre message avant l'ouverture.
Appelant : C'est Kevin Martin, je suis en mission de cariste chez Logiplus. Ma voiture ne démarre pas, je ne pourrai pas être là à 6 heures.
Assistante IA : Je note votre absence ce matin sur la mission Logiplus. Pensez-vous pouvoir venir plus tard dans la matinée ?
Appelant : Peut-être vers 10 heures si je trouve quelqu'un pour m'emmener.
Assistante IA : Je transmets tout de suite à l'agence pour qu'elle prévienne le client et vous rappelle.

Ce que vous recevez par SMS

ABSENCE 6h : Kevin Martin, cariste mission Logiplus, panne de voiture, arrivée possible vers 10h. 06 •• •• •• 50. Prévenir le client.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Ne pas promettre que l'IA « présélectionne » ou « évalue » les candidats : le tri de candidatures par IA est un usage à haut risque au sens de l'AI Act (annexe III, emploi)
L'IA ne doit jamais annoncer un refus, un salaire, ni donner un avis sur une candidature
Ne pas poser de questions sur l'âge, la situation familiale, la santé ou l'origine (critères de discrimination interdits)
Ne pas promettre d'intégration native avec tous les ATS
L'IA ne sélectionne, n'évalue ni n'écarte aucun candidat : elle prend seulement des messages
Ne jamais poser ou enregistrer de question discriminatoire (âge, origine, santé, situation familiale)
Ne pas promettre une mission, un salaire ou une date de démarrage
Ne pas donner d'information sur la paie d'un intérimaire sans vérifier son identité

Le cadre du métier. Cadre du travail temporaire (articles L1251-1 et suivants du Code du travail : motifs de recours, durée maximale de 18 mois, indemnités de fin de mission et de congés payés).

Pourquoi ça compte

Une mission de recrutement se facture en moyenne 10 000 à 30 000 € HT (environ 20 % du salaire annuel brut du poste). Un appel client manqué peut donc coûter une mission entière ; un candidat clé perdu peut faire échouer une short-list. Un client régulier perdu peut valoir des dizaines de milliers d'euros par an.

Restez concentré pendant vos entretiens : l'IA répond aux candidats et filtre les appels pendant que vous êtes en rendez-vous
Aucun dirigeant qui veut vous confier un poste ne tombe sur une messagerie : appel qualifié (poste, urgence, contact) et alerte SMS immédiate
Réponse aux candidats le soir, quand ils sont enfin disponibles, avec prise de message structurée (poste visé, disponibilité, prétentions)
Votre numéro reste le même : renvoi uniquement quand vous ne décrochez pas
Résumé de chaque appel par email, prêt à coller dans votre ATS
Prend les commandes urgentes des clients le soir et le week-end : poste, nombre, date, adresse, qualifications
Enregistre les absences des intérimaires dès 5 h et prévient l'agence immédiatement
Libère les recruteurs des questions de paie et de documents
Répond aux candidats sur les missions ouvertes et les invite à s'inscrire
Transfère les urgences (accident sur mission) au responsable d'astreinte

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour recrutement et intérim
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Offres spécialisées de votre métier	Pas d'IA d'accueil dédiée identifiée. Téléphonie cloud ciblant les cabinets : Aircall (page dédiée recrutement, intégrations Bullhorn, JobAdder, OTYS, prix non affiché sur la page) et CloudTalk (page dédiée, agents vocaux IA de pré-qualification candidats, à partir de 19 €/utilisateur/mois). Côté sortant, dialers IA comme Skipcall. Ces outils visent l'appel sortant et l'intégration ATS, pas l'accueil des appels manqués. Side (plateforme d'intérim numérique adossée aux 850 agences Randstad, sélection de profils en 2 h) et les applications des grands groupes. Aucune IA vocale d'accueil dédiée aux agences indépendantes n'a été identifiée.	Selon l’offre	Selon l’offre	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment ne plus rater les appels de candidats quand je suis en entretien toute la journée ?

Activez un renvoi d'appel sur non-réponse vers l'assistante IA Calista : vous gardez votre numéro, et elle décroche quand vous êtes en entretien. Elle note le nom du candidat, le poste visé, sa disponibilité et le motif de l'appel, puis vous l'envoie par SMS et par email. Le soir, quand les candidats en poste sont enfin libres, elle continue de répondre.

Quelle solution pour qu'un cabinet de recrutement de 3 personnes réponde au téléphone pendant les rendez-vous clients ?

Une assistante IA en renvoi d'appel couvre les moments où aucun consultant ne peut décrocher, sans embaucher d'assistante. Un dirigeant qui veut confier un poste ne tombe plus sur une messagerie : elle note le poste, l'urgence et le contact, et vous alerte par SMS. Sur les plans Pro et au-dessus, elle peut aussi transférer un appel urgent vers le consultant disponible.

Existe-t-il un assistant vocal IA pour cabinet de recrutement en France ?

Oui, Calista est une assistante IA qui assure l'accueil et la prise de message des appels manqués d'un cabinet, en français. Elle ne présélectionne et n'évalue aucun candidat, car le tri de candidatures par IA est un usage à haut risque au sens de l'AI Act. Elle ne pose aucune question sur l'âge, la santé, l'origine ou la situation familiale, et n'est intégrée à aucun ATS : le résumé arrive par email.

Comment gérer les relances téléphoniques des candidats sur l'avancement de leur candidature sans y passer des heures ?

L'assistante IA prend chaque relance, note le poste et le consultant concerné, et vous la transmet groupée dans votre espace. Elle n'annonce jamais de refus, de salaire ni d'avis sur une candidature : c'est vous qui faites le retour. Vous rappelez d'abord les candidats clés, par exemple ceux qui signalent une offre concurrente.

Une permanence téléphonique pour cabinet de recrutement, ça coûte combien ?

Une permanence humaine se facture en général entre 0,70 et 2 € par appel, soit 150 à 600 € par mois selon le volume. Calista démarre à 49 € HT par mois en annuel (59 € en mensuel), avec 100, 300 ou 800 minutes incluses selon le plan et un dépassement décompté à la seconde. Il n'y a pas de facturation par appel et l'essai se fait sans carte.

Comment une agence d'intérim peut-elle prendre les commandes urgentes des clients le soir et le week-end ?

En renvoyant les appels hors horaires vers l'assistante IA, qui prend la commande : poste, nombre d'intérimaires, date, adresse et qualifications demandées. Elle alerte aussitôt l'agence par SMS, et sur les plans Pro et au-dessus elle peut transférer l'appel au responsable d'astreinte. Elle ne promet ni profil, ni date de démarrage au client.

Comment gérer les absences des intérimaires signalées tôt le matin ?

L'assistante IA répond dès 5 heures, note le nom de l'intérimaire, la mission, le motif et l'heure d'arrivée possible. L'agence reçoit le message par SMS avant l'ouverture et peut prévenir le client ou remplacer la personne. Vous n'apprenez plus l'absence par la plainte du client.

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