Coworking : chaque demande de visite et de réservation prise, même pendant vos événements

L'espace garde son numéro. Pendant une visite, un événement ou en dehors des horaires d'accueil, l'assistante IA prend l'appel du futur membre et vous envoie sa demande par SMS. Pour lui, rien ne change.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Les demandes de visite et de tarifs arrivent pendant que le community manager fait visiter ou gère un événement, et le soir quand les indépendants cherchent un lieu. Les réservations de salle de réunion de dernière minute sont perdues si personne ne confirme la disponibilité. Les membres appellent aussi pour le wifi, l'accès ou le courrier, ce qui interrompt l'accueil.

Qui décroche aujourd'hui

Un ou une community manager souvent seul(e) sur place, ou le fondateur. Il ne peut pas répondre pendant une visite, l'animation d'un événement, l'accueil d'un groupe en salle de réunion, ou en dehors des horaires d'accueil.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Une freelance demande les tarifs pendant une visite

Assistante IA : Bonjour, vous êtes bien à La Ruche des Canuts, espace de coworking à Lyon. Je suis l'assistante IA du lieu, Camille fait visiter en ce moment.
Appelant : Bonjour, je suis graphiste indépendante, je voudrais savoir la différence de prix entre un poste nomade et un poste fixe.
Assistante IA : Le poste nomade vous donne accès à l'open space sans place attribuée, le poste fixe vous réserve votre bureau avec caisson. Je vous donne les deux tarifs mensuels affichés, et il existe aussi un pass journée pour tester.
Appelant : Parfait, j'aimerais bien passer voir l'espace jeudi en fin de journée.
Assistante IA : Je note une demande de visite jeudi en fin de journée, avec votre nom et votre numéro. Camille vous rappelle pour confirmer l'horaire dès qu'elle a fini sa visite.

Ce que vous recevez par SMS

Demande de visite – Léa Morin, graphiste freelance, 06 •• •• •• 12. Intéressée poste fixe ou nomade, tarifs donnés. Souhaite visiter jeudi fin de journée : à confirmer.

Une salle de réunion demandée pour demain matin

Assistante IA : Bonsoir, La Fabrique Partagée, tiers-lieu et coworking. Je suis l'assistante IA de l'équipe, l'accueil est fermé à cette heure-ci.
Appelant : Bonsoir, il me faudrait la grande salle de réunion demain de 9 h à midi pour huit personnes, vous pouvez me la bloquer ?
Assistante IA : Je ne vois pas le planning des salles, donc je ne peux pas vous la confirmer moi-même. Je note la salle, le créneau de 9 h à midi et vos huit participants.
Appelant : D'accord, il faudrait aussi un écran pour une présentation.
Assistante IA : C'est noté, écran pour la présentation. Le community manager vérifie la disponibilité à l'ouverture et vous confirme par téléphone.

Ce que vous recevez par SMS

Résa salle de réunion – Thomas Girard, 06 •• •• •• 47. Grande salle demain 9 h-12 h, 8 pers., besoin d'un écran. Dispo à vérifier et confirmer à l'ouverture.

Un membre bloqué devant la porte demande le code

Assistante IA : Bonjour, Coworking Le Quai 9, je suis l'assistante IA de l'espace. Je peux prendre votre demande pendant que l'équipe anime l'atelier du midi.
Appelant : Je suis membre au poste fixe, mon badge ne passe plus à l'entrée. Vous pouvez juste me donner le code de la porte ?
Assistante IA : Je ne communique jamais de code d'accès par téléphone, c'est une règle de sécurité du lieu. En revanche je signale tout de suite votre badge bloqué comme prioritaire.
Appelant : D'accord, je m'appelle Karim Benali, je suis devant la porte côté cour.
Assistante IA : C'est transmis en priorité avec votre nom et l'entrée côté cour. Quelqu'un de l'équipe vient vous ouvrir ou vous rappelle dès que possible.

Ce que vous recevez par SMS

PRIORITAIRE – Badge bloqué : Karim Benali (membre poste fixe), 06 •• •• •• 85. Attend devant l'entrée côté cour. Lui ouvrir ou le rappeler.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
L'IA ne doit pas confirmer une réservation de salle ou un bureau sans vérification de disponibilité (ou sans intégration au logiciel de réservation)
Ne pas promettre la domiciliation sans rappeler qu'elle suppose un contrat et un agrément préfectoral
L'IA ne doit jamais communiquer un code d'accès, un mot de passe wifi ou une information sur un autre membre
Ne pas promettre de remplacer le community manager

Le cadre du métier. Aucune autre contrainte spécifique.

Pourquoi ça compte

Plus de demande de visite perdue pendant que vous faites visiter ou animez un événement
Tarifs, horaires, services et pass journée donnés immédiatement à partir de votre offre
Demandes de bureau privatif, salle de réunion et séminaire qualifiées et transmises avec date, effectif et budget
Questions pratiques des membres (accès, wifi, courrier) traitées sans interrompre l'accueil

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour coworking
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment ne plus rater de demandes de visite pour mon espace de coworking ?

Le plus simple est de renvoyer votre ligne, quand vous ne décrochez pas, vers une assistante IA qui prend la demande de visite à votre place. Calista s'annonce comme assistante IA, donne les tarifs et les horaires que vous lui avez fournis, puis note le nom, le numéro, le type de poste recherché et le créneau souhaité. Vous recevez le tout par SMS et par email et vous confirmez la visite vous-même, même si vous étiez en pleine visite ou en plein événement.

Quel accueil téléphonique pour un coworking géré par une seule personne ?

Quand une seule personne tient l'accueil, il faut un relais qui ne sonne que lorsqu'elle ne peut pas décrocher. Avec Calista, vous gardez votre numéro et un renvoi sur non-réponse fait répondre l'assistante IA après quelques sonneries, ou hors des horaires d'accueil. Elle répond aux questions courantes sur le pass journée, le poste nomade ou le bureau privatif, et vous transmet chaque demande avec un résumé. Elle ne remplace pas le community manager : elle lui évite les appels perdus et les interruptions.

Existe-t-il un assistant vocal IA pour tiers-lieu ou espace de coworking ?

Oui, Calista est une assistante IA qui répond au téléphone d'un tiers-lieu ou d'un coworking quand l'équipe ne décroche pas. Elle s'appuie uniquement sur les informations que vous lui donnez (offres, horaires, services, conditions de domiciliation) et prend un message structuré dès qu'elle ne sait pas. Elle n'est pas connectée à votre logiciel de réservation ou de facturation : elle note la demande et vous la confirmez. L'abonnement est un forfait mensuel fixe, dès 49 € HT par mois en annuel, avec essai sans carte bancaire.

Comment gérer les réservations de salle de réunion par téléphone hors horaires d'accueil ?

Hors horaires, l'assistante IA prend la demande de réservation sans la confirmer, puisqu'elle ne voit pas votre planning de salles. Elle note la salle souhaitée, la date, le créneau, le nombre de participants et le matériel nécessaire. Vous recevez le message par SMS et par email et vous validez la disponibilité à l'ouverture, ce qui évite les doubles réservations.

Comment proposer une permanence téléphonique à mes membres domiciliés ?

Calista répond au numéro de votre espace, pas à la ligne personnelle de chaque domicilié. Elle peut renseigner un appelant sur vos conditions de domiciliation et la réception du courrier, en rappelant que la domiciliation passe par un contrat avec un lieu agréé par la préfecture et une vérification d'identité. Toute demande est transmise à l'équipe, qui reste seule à traiter le dossier.

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Dites-nous comment vous travaillez : nous vous rappelons sous 24 heures ouvrées avec une démo sur des appels de votre métier. Vous gardez votre numéro.