Organisme de formation : vos prospects ont une réponse pendant que vous êtes en salle

Vous gardez votre numéro. Quand vous animez une session toute la journée, l'assistante IA répond au stagiaire comme à l'entreprise et vous envoie leur demande par SMS. Rien ne change pour ceux qui appellent.

Demander une démo

Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Les demandes arrivent en journée, pendant que le formateur est en salle ou en visio avec des stagiaires, et ne peuvent être traitées qu'en soirée. Un prospect qui veut savoir si sa formation est finançable par le CPF ou son OPCO appelle plusieurs organismes à la suite et s'inscrit chez le premier qui répond clairement. Depuis l'interdiction du démarchage CPF, l'appel entrant est quasiment le seul canal téléphonique d'acquisition.

Qui décroche aujourd'hui

Le dirigeant-formateur ou une assistante administrative partagée entre devis, conventions et dossiers OPCO. Quand le formateur anime une session (souvent la journée entière), le téléphone n'est pas décroché ; dans les petites structures, il n'y a personne d'autre.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Un prospect veut savoir si sa formation passe par le CPF

Assistante IA : Bonjour, Cap Compétences Formation, je suis l'assistante IA de l'organisme : la formatrice est en session, je vous renseigne sur le catalogue.
Appelant : Bonjour, je voudrais faire votre formation Excel perfectionnement. Elle est prise en charge à 100 % par mon CPF ?
Assistante IA : La formation Excel perfectionnement figure au catalogue comme éligible au CPF, mais je ne peux pas vous garantir une prise en charge : elle dépend des droits sur votre compte. La prochaine session a lieu les 18 et 19 novembre, en présentiel à Nantes.
Appelant : D'accord, ces dates m'iraient. Je suis salariée, mon employeur pourrait peut-être compléter.
Assistante IA : Je note : Excel perfectionnement, session des 18 et 19 novembre, salariée, financement CPF avec complément employeur possible. La formatrice vous rappelle après sa journée de formation.

Ce que vous recevez par SMS

Prospect : Excel perfectionnement, session 18-19 nov. Nantes. Salariée, CPF + complément employeur envisagé. Mme Royer, 06 •• •• •• 26. Rappeler pour l'inscription.

Une entreprise demande un devis pour une formation intra

Assistante IA : Atelier Prévention Formation, bonjour. Je suis l'assistante IA de l'organisme : le formateur anime un stage SST aujourd'hui, je prends votre demande.
Appelant : Je suis RH dans une entreprise de logistique, on voudrait former huit caristes au SST dans nos locaux. Vous faites de l'intra ?
Assistante IA : Oui, l'organisme propose le SST en intra, dans vos locaux. Je ne peux pas vous donner le tarif : le devis est établi par le formateur. Vous passez par votre OPCO ?
Appelant : Oui, on est chez notre OPCO habituel, et on vise le mois de janvier.
Assistante IA : C'est noté : SST en intra pour huit salariés, entreprise de logistique, financement OPCO, janvier. Le formateur vous rappelle pour le devis et la convention.

Ce que vous recevez par SMS

Devis intra : SST pour 8 caristes, entreprise de logistique, sur site, janvier, financement OPCO. Mme Hamel (RH), 06 •• •• •• 48. Préparer devis + convention.

Un stagiaire inscrit cherche le lien de connexion

Assistante IA : Formations Duclos Management, bonjour ! Ici l'assistante IA de l'organisme, le formateur anime une session en visio : je réponds aux stagiaires et aux futurs inscrits.
Appelant : Bonjour, je suis inscrit à la formation management de demain, je n'ai pas reçu le lien visio.
Assistante IA : La session de demain démarre à 9 h, et le lien est envoyé par email la veille au soir. Je préviens le formateur que vous ne l'avez pas reçu, pour qu'il vous le renvoie.
Appelant : Merci. Mon adresse c'est t.lebon chez mon entreprise, je regarderai aussi dans mes spams.
Assistante IA : C'est noté, M. Lebon : lien non reçu pour la formation management de demain 9 h. Je transmets tout de suite au formateur.

Ce que vous recevez par SMS

Stagiaire : M. Thomas Lebon n'a pas reçu le lien visio, formation management demain 9 h. 06 •• •• •• 39. Renvoyer le lien ce soir.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
L'IA ne doit jamais affirmer qu'une formation est « 100 % prise en charge » ou garantir un financement CPF/OPCO
Ne pas présenter l'outil comme un moyen de démarcher ou rappeler des titulaires de CPF (démarchage interdit)
Ne pas promettre de remplir les dossiers OPCO ou d'inscrire sur Mon Compte Formation à la place de l'apprenant
Ne pas promettre la certification Qualiopi

Pourquoi ça compte

Animez vos sessions sans interruption : l'IA répond aux appels pendant que vous êtes en salle
Réponses immédiates sur les dates, prérequis, durée et modalités de financement, à partir de votre catalogue
Chaque prospect est qualifié (formation visée, financement envisagé, entreprise ou particulier) et vous est transmis par email
Les stagiaires obtiennent l'adresse, l'horaire ou le lien visio sans vous déranger

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour organisme de formation
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Offres spécialisées de votre métier	Pas d'IA vocale dédiée identifiée. Les logiciels métier (Digiforma, de 49 €/mois en offre Indep à 699 €/mois et plus en offre Leader) gèrent devis, conventions et émargement mais n'offrent aucun accueil téléphonique ; le support téléphonique n'y est inclus qu'au palier Leader. Concurrence de fait : les permanences humaines généralistes.	Selon l’offre	Selon l’offre	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment répondre au téléphone quand je suis en formation toute la journée ?

En renvoyant les appels non décrochés vers une assistante IA pendant que vous animez. Calista répond à partir de votre catalogue (dates de session, durée, prérequis, lieu, modalités) et prend un message structuré pour tout le reste. Vous retrouvez les demandes par SMS et par email à la pause ou en fin de journée, sans avoir interrompu vos stagiaires.

Quel outil pour un organisme de formation qui rate des appels de prospects pendant les sessions ?

Une assistante IA comme Calista décroche quand vous êtes en salle ou en visio et qualifie chaque prospect : formation visée, particulier ou entreprise, financement envisagé, disponibilités. Le prospect obtient une réponse claire tout de suite, au lieu d'appeler l'organisme suivant. Calista ne se connecte à aucun logiciel de gestion de formation : elle vous transmet les informations, vous gérez l'inscription.

Existe-t-il un standard téléphonique IA pour organisme de formation Qualiopi ?

Oui, Calista est une assistante IA qui peut servir d'accueil téléphonique à un organisme certifié Qualiopi ou en cours de certification. Elle répond uniquement avec les informations de votre catalogue, ce qui suppose de les tenir à jour : tarifs, délais d'accès, prérequis, accessibilité aux personnes en situation de handicap. Elle ne garantit en rien l'obtention ou le maintien de la certification.

Comment répondre aux questions sur le financement CPF ou OPCO sans y passer mes soirées ?

En confiant les questions générales à une assistante IA qui connaît vos formations éligibles et vos modalités de financement. Calista indique si une formation figure comme éligible au CPF dans votre catalogue, mais n'affirme jamais qu'elle sera prise en charge à 100 % ni ne remplit de dossier à la place de l'apprenant. Les cas particuliers vous sont transmis avec le statut de la personne et le financement envisagé.

Comment un formateur indépendant peut-il avoir un accueil téléphonique professionnel sans secrétaire ?

Avec une assistante IA au forfait, qui répond à son nom quand il ne peut pas décrocher. Calista coûte dès 49 € HT par mois en annuel (59 € en mensuel), minutes incluses, sans facturation par appel, là où une permanence humaine revient généralement à 150 à 600 € par mois. Elle ne fait que recevoir des appels : elle ne passe aucun appel sortant et ne sert pas à démarcher.

Demander une démo

Dites-nous comment vous travaillez : nous vous rappelons sous 24 heures ouvrées avec une démo sur des appels de votre métier. Vous gardez votre numéro.