Gestion locative : les appels de locataires traités jour et nuit, vos gestionnaires enfin disponibles

Vous gardez le numéro de l'agence. Pendant un état des lieux ou une visite, l'assistante IA répond au locataire ou au propriétaire et vous envoie sa demande par SMS. Pour eux, rien ne change.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Les locataires appellent pour un dégât des eaux, une panne de chaudière ou une serrure, souvent le soir ou le week-end quand l'agence est fermée. Faute de réponse, le sinistre s'aggrave, le locataire contacte directement le propriétaire, qui se plaint de l'agence et finit par résilier son mandat. En journée, la ligne est saturée par des questions répétitives (quittance, régularisation de charges, préavis) qui empêchent de répondre aux propriétaires et aux candidats.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Une chaudière en panne en janvier, et la question de qui paie

Assistante IA : Agence Martin Gestion Locative, bonsoir. Je suis l'assistante IA de l'agence, le service gestion est fermé, je prends votre signalement.
Appelant : Ma chaudière est en panne depuis hier, plus de chauffage ni d'eau chaude. Et c'est le propriétaire qui paie la réparation, hein ?
Assistante IA : Je ne peux pas me prononcer sur la prise en charge, votre gestionnaire verra cela avec le bailleur. Je traite d'abord la panne : quelle est votre adresse et votre nom ?
Appelant : Nadia Chérif, 7 rue Pasteur, deuxième étage. J'ai un bébé de six mois.
Assistante IA : Absence de chauffage en hiver avec un nourrisson : je le signale comme urgent et je vous transfère au gestionnaire d'astreinte. Ne quittez pas.

Ce que vous recevez par SMS

URGENT plus de chauffage ni ECS depuis hier, nourrisson au foyer. Nadia Chérif, 7 rue Pasteur 2e ét., 06 •• •• •• 53. Transférée à l'astreinte. Prise en charge non évoquée.

Un locataire donne son préavis

Assistante IA : Cabinet Lebrun Administration de biens, bonjour. Je suis l'assistante IA du cabinet, votre gestionnaire est en état des lieux.
Appelant : Je quitte mon appartement fin mars, je voulais savoir comment donner mon préavis et quand on fait l'état des lieux de sortie.
Assistante IA : Le préavis se donne par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice ou remis en main propre contre signature. Votre gestionnaire fixera ensuite avec vous la date de l'état des lieux de sortie.
Appelant : Très bien. Romain Gauthier, T2 au 22 avenue Foch.
Assistante IA : Je transmets votre départ prévu fin mars à votre gestionnaire pour qu'il vous propose un créneau d'état des lieux.

Ce que vous recevez par SMS

Préavis annoncé : Romain Gauthier, T2 22 av. Foch, 06 •• •• •• 19. Départ prévu fin mars, attend courrier de préavis + date d'EDL de sortie à proposer.

Un candidat demande si un studio est encore libre

Assistante IA : Immobilière des Quais, location et gestion, bonjour. Je suis l'assistante IA de l'agence, je peux vous renseigner sur nos annonces de location.
Appelant : Le studio meublé à 590 € charges comprises, il est toujours disponible ? Je peux le réserver ?
Assistante IA : Je ne peux pas vous réserver le logement, mais je transmets votre candidature au gestionnaire. Quelle est votre situation professionnelle et avez-vous un garant ?
Appelant : Je suis en CDI depuis deux ans, 1 900 € net, et mes parents se portent garants. Léa Bonnet.
Assistante IA : Merci, c'est noté pour le studio meublé à 590 €. Le gestionnaire vous rappelle pour une éventuelle visite.

Ce que vous recevez par SMS

Candidat studio meublé 590 € CC : Léa Bonnet, 06 •• •• •• 66. CDI 2 ans, 1 900 € net, garants parents. Souhaite visiter.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Ne jamais s'engager sur une prise en charge financière d'une réparation (locataire ou propriétaire)
Ne pas promettre de date d'intervention d'artisan
Ne pas communiquer d'information sur un dossier à un appelant non identifié (propriétaire, locataire, solvabilité)
Ne pas promettre la réservation d'un logement à un candidat

Le cadre du métier. Loi Hoguet : carte professionnelle G, garantie financière, assurance RCP et formation continue ; honoraires facturés au locataire plafonnés. Le gestionnaire est mandataire du propriétaire : l'IA ne peut pas engager le bailleur. Obligations de décence du logement (DPE, calendrier d'interdiction des passoires) qui génèrent des appels.

Pourquoi ça compte

Prend les signalements de sinistre 24 h/24 et transfère les vraies urgences (fuite active, chauffage en hiver) vers l'astreinte
Répond aux questions récurrentes des locataires à partir de votre base (charges, quittances, préavis)
Libère vos gestionnaires pour les propriétaires et les dossiers à valeur
Qualifie les candidats locataires avant visite
Transmet un résumé structuré par lot et par adresse

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour gestionnaire locatif
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment gérer les appels de locataires le soir et le week-end dans une agence de gestion locative ?

Programmez un renvoi de la ligne de l'agence vers une assistante IA hors horaires : elle répond à chaque locataire, identifie le lot et l'adresse et note le problème. Une fuite active ou une panne de chauffage en hiver est signalée en urgence, le reste vous attend lundi en message structuré. Le locataire a une réponse et n'appelle plus directement le propriétaire.

Quelle solution d'astreinte téléphonique pour une agence immobilière qui gère des locations ?

Combinez une assistante IA qui décroche en premier et un numéro d'astreinte humain qui ne reçoit que les vraies urgences. Sur les plans Pro et au-dessus, Calista transfère ces appels vers le gestionnaire de permanence et filtre tout le reste. Le coût est un forfait mensuel fixe dès 49 € HT par mois en annuel, sans facturation à l'appel.

Comment réduire les appels répétitifs des locataires sur les charges et les quittances ?

Donnez à l'assistante IA vos réponses types : où télécharger une quittance, à quel moment tombe la régularisation de charges, comment donner son préavis. Elle répond directement à ces questions, sans jamais commenter le compte d'un locataire qu'elle n'a pas identifié. Seules les demandes qui exigent une action du gestionnaire lui sont transmises.

Existe-t-il un standard IA pour administrateur de biens ?

Oui, Calista répond aux locataires, aux propriétaires, aux candidats et aux artisans quand l'accueil ne décroche pas, avec un message trié par lot et par adresse. Elle n'est pas connectée à votre logiciel de gestion : chaque demande vous arrive par SMS et par email, à reporter dans votre outil. Elle n'engage jamais le bailleur sur une réparation ni sur une date d'intervention.

Comment libérer du temps aux gestionnaires locatifs submergés par le téléphone ?

Faites prendre par une assistante IA les appels auxquels ils ne peuvent pas répondre pendant les états des lieux, les visites ou les relances d'impayés. Elle traite les questions courantes, qualifie les candidats locataires et regroupe le reste en messages structurés. Vos gestionnaires rappellent quand ils le décident, en commençant par les propriétaires et les urgences.

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Dites-nous comment vous travaillez : nous vous rappelons sous 24 heures ouvrées avec une démo sur des appels de votre métier. Vous gardez votre numéro.