Service d'aide à domicile : répondez aux familles en détresse, même le soir et le week-end

Le service garde son numéro. En visite d'évaluation, le soir ou le week-end, l'assistante IA répond à la famille ou à l'intervenante et vous transmet le message par SMS. Pour ceux qui appellent, rien ne change.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Les appels de familles arrivent en situation de crise (sortie d'hôpital, chute d'un parent, aidant épuisé) et souvent le soir ou le week-end, quand l'agence est fermée : la famille appelle alors le service suivant dans l'annuaire. Le métier souffre d'un turn-over élevé et d'horaires morcelés, ce qui rend l'accueil téléphonique encore plus instable. Un nouveau bénéficiaire, c'est souvent des années de contrat récurrent.

Qui décroche aujourd'hui

Une responsable de secteur ou une assistante d'agence qui gère aussi les plannings des intervenantes, les absences et les remplacements ; elle est souvent en visite d'évaluation au domicile et la ligne bascule sur répondeur le soir et le week-end.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Une fille cherche de l'aide pour sa mère qui sort de l'hôpital

Assistante IA : Bonsoir, vous êtes bien chez Les Mains Tendres, service d'aide à domicile. Je suis l'assistante IA de l'agence, fermée à cette heure, et je peux noter votre demande d'intervention.
Appelant : Ma mère sort de l'hôpital samedi et elle ne pourra pas rester seule. Il me faudrait quelqu'un dès lundi matin pour l'aide au lever et les repas.
Assistante IA : Je note : aide au lever et préparation des repas, à partir de lundi si possible. Je ne peux pas vous confirmer la date avant que la responsable de secteur ait regardé le planning des intervenantes : dans quelle commune habite votre mère ?
Appelant : À Villeneuve, et c'est moi qui m'en occupe, Sandrine Morel.
Assistante IA : Merci Madame Morel. Votre demande est transmise en priorité à la responsable de secteur, qui vous rappelle dès l'ouverture lundi pour organiser une visite d'évaluation.

Ce que vous recevez par SMS

PRIORITAIRE - Nouvelle demande : Sandrine Morel (fille), 06 •• •• •• 52. Mère en sortie d'hôpital samedi, Villeneuve. Besoin lever + repas dès lundi, à valider au planning.

Un fils demande si l'APA va tout couvrir

Assistante IA : Les Mains Tendres, service d'aide à domicile, bonjour. Je suis l'assistante IA de l'agence, les responsables de secteur sont en visite à domicile.
Appelant : Mon père a fait une demande d'APA. Est-ce que l'APA va payer toutes les heures de ménage chez lui ?
Assistante IA : Le montant de l'APA est décidé par le conseil départemental après son évaluation, je ne peux donc pas vous le confirmer. Ce que je peux vous dire, c'est que les heures restant à votre charge ouvrent droit à un crédit d'impôt de 50 %.
Appelant : D'accord. Vous pouvez me faire un devis pour deux passages par semaine ?
Assistante IA : Je note deux passages par semaine pour le ménage et je transmets à l'agence, qui vous rappelle pour le devis et le tarif horaire. À quel nom et quel numéro ?

Ce que vous recevez par SMS

Demande de devis : M. Lefort (fils), 06 •• •• •• 19. Père en cours de demande APA, souhaite 2 passages ménage/semaine. À rappeler pour tarif et devis.

Une bénéficiaire ne voit pas arriver son intervenante

Assistante IA : Les Mains Tendres, aide à domicile, bonjour. Je suis l'assistante IA de l'agence, je vous écoute.
Appelant : C'est Madame Pichon. D'habitude Nadia vient à dix heures pour les courses, et là il est dix heures et demie, je n'ai vu personne.
Assistante IA : Je n'ai pas accès au planning des intervenantes, Madame Pichon, mais je préviens tout de suite l'agence que Nadia n'est pas arrivée chez vous.
Appelant : Merci, parce que j'ai besoin de mes courses aujourd'hui.
Assistante IA : C'est bien noté : passage courses de dix heures, intervenante pas arrivée. L'agence vous rappelle dès qu'elle sait qui passe et à quelle heure.

Ce que vous recevez par SMS

Intervention non assurée : Mme Pichon, 06 •• •• •• 67. Nadia attendue à 10 h (courses), personne à 10 h 30. Vérifier le planning et la rappeler.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Ne jamais confirmer une prise en charge APA ou PCH ni un montant d'aide, c'est le département qui décide
Ne jamais promettre une intervention dès demain sans validation du planning
Ne pas donner de conseil médical ni noter de diagnostic
Ne pas présenter l'IA comme une téléassistance ou un service d'urgence

Le cadre du métier. Autorisation du conseil départemental pour intervenir auprès des personnes âgées ou handicapées (réforme des services autonomie à domicile), sinon déclaration SAP. Crédit d'impôt de 50 % dans la limite de 12 000 € de dépenses par an. Attention : les informations de dépendance ou de santé du bénéficiaire peuvent relever des données de santé, à ne pas stocker dans le résumé.

Pourquoi ça compte

Les familles en détresse ont une réponse le soir et le week-end, pas un répondeur
Explication claire du crédit d'impôt de 50 %, de l'APA et de la PCH
Les demandes de prise en charge arrivent qualifiées : besoin, fréquence, secteur, financeur
Vos responsables de secteur passent moins de temps au téléphone et plus en évaluation
Les candidatures d'intervenantes sont captées, dans un secteur où recruter est vital

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour service d'aide à domicile
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment gérer les appels des familles le soir et le week-end dans un service d'aide à domicile ?

En faisant basculer la ligne de l'agence vers une assistante IA en dehors des horaires d'ouverture, au lieu d'un répondeur. Calista répond à la famille, note le besoin (sortie d'hôpital, chute, aidant épuisé), la commune et les coordonnées, puis transmet le tout par SMS et par email. La responsable de secteur rappelle à l'ouverture avec une demande déjà qualifiée, et la famille n'a pas eu besoin d'appeler le service suivant.

Quelle solution d'accueil téléphonique pour une agence d'aide à domicile débordée ?

Une assistante IA qui décroche quand l'accueil est occupé ou en visite d'évaluation permet de ne laisser aucun appel sans réponse, sans changer de numéro. Calista répond aux questions courantes à partir des informations de l'agence (secteur couvert, prestations, horaires) et prend un message structuré pour tout le reste. Elle ne gère pas le planning et n'est pas reliée à votre logiciel de télégestion : elle note et transmet.

Une IA peut-elle répondre aux questions sur l'APA et le crédit d'impôt à la place de mon agence ?

Oui pour les explications générales que vous lui avez fournies, comme le crédit d'impôt de 50 % sur les sommes restant à charge, dans la limite de 12 000 € de dépenses par an. Elle ne confirme jamais une prise en charge APA ou PCH ni un montant d'aide, puisque c'est le département qui décide. Pour un cas précis, elle prend le message et l'agence rappelle.

Comment ne plus perdre de demandes de prise en charge quand ma responsable de secteur est en visite ?

En renvoyant les appels non décrochés vers Calista, qui recueille le besoin, la fréquence souhaitée, la commune et le financeur envisagé. La responsable de secteur reçoit un SMS et un email avec ce résumé et peut rappeler la famille juste après sa visite. L'assistante ne note pas de diagnostic ni d'informations médicales détaillées : elle s'en tient au besoin d'aide.

Astreinte téléphonique aide à domicile : quelles alternatives moins chères ?

Une permanence humaine coûte en général de 0,70 à 2 € par appel ou de 150 à 600 € par mois, et une astreinte interne pèse sur les équipes. Calista démarre à 49 € HT par mois en annuel, prend tous les appels du soir et du week-end et signale les urgences en priorité. Sur les plans Pro et au-dessus, elle peut transférer un appel urgent vers le numéro de la personne d'astreinte, ce qui n'en fait pas une téléassistance.

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