Agences de voyages : chaque demande de devis prise en charge, même en rendez-vous client

L'agence garde son numéro. Quand vous construisez un voyage avec un client, à la pause ou le soir, l'assistante IA prend l'appel de la famille qui prépare ses vacances et vous envoie le message par SMS. Rien ne change pour elle.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Quand le conseiller est en rendez-vous, il laisse sonner pour ne pas froisser le client assis devant lui. Le soir et le week-end, les voyageurs en déplacement appellent pour un vol annulé ou un problème à destination, et une agence injoignable perd sa réputation. Chaque dossier perdu représente une marge de 10 à 15 % sur un panier de plusieurs milliers d'euros.

Qui décroche aujourd'hui

Les conseillers voyages, souvent 2 à 4 par agence, qui décrochent en boutique. Ils ne peuvent pas répondre quand ils sont en rendez-vous avec un client pour construire un voyage sur mesure (30 min à 1 h), pendant la pause déjeuner ou le samedi après-midi, et l'agence est fermée le soir quand les familles préparent leurs vacances.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Un devis de voyage de noces un mardi soir

Assistante IA : Agence Horizons Partagés, voyages sur mesure et circuits, bonsoir. Je suis l'assistante IA de l'agence, nos conseillers sont partis pour la journée.
Appelant : Bonsoir, on se marie en juin et on aimerait un devis pour un voyage de noces, plutôt Polynésie ou Maldives.
Assistante IA : Avec plaisir. Pour préparer le devis, quelles sont vos dates, votre budget approximatif, et vous partez à deux ?
Appelant : À deux, quinze jours fin juin, autour de 8 000 €. Je suis Antoine Lefèvre.
Assistante IA : Je ne peux pas vous annoncer de prix ni de disponibilité, ils bougent tous les jours. Votre projet est transmis à un conseiller, qui vous rappelle pour fixer un rendez-vous en agence.

Ce que vous recevez par SMS

Devis voyage de noces : Polynésie ou Maldives, 2 pers., 15 j fin juin, budget ~8 000 €. Antoine Lefèvre, 06 •• •• •• 61. Proposer un RDV en agence.

Un vol annulé à l'escale de Lisbonne

Assistante IA : Bonjour, Voyages Cap Sud, l'agence est fermée le dimanche. Je suis l'assistante IA de l'agence, en quoi puis-je vous aider pour votre voyage ?
Appelant : Notre vol pour Fortaleza est annulé, on est bloqués à Lisbonne avec les enfants. Vous allez nous rembourser ?
Assistante IA : Je ne peux pas vous parler de remboursement, mais votre situation est prioritaire. Je vous passe tout de suite le conseiller d'astreinte de l'agence.
Appelant : Merci. Dossier au nom de Pereira.
Assistante IA : C'est noté, famille Pereira, vol annulé à Lisbonne. Je vous mets en relation, ne quittez pas.

Ce que vous recevez par SMS

URGENT – Famille Pereira bloquée à Lisbonne, vol pour Fortaleza annulé, avec enfants. 06 •• •• •• 90. Transféré à l'astreinte. Question remboursement posée.

Les formalités pour New York et un ESTA

Assistante IA : Agence Escales du Rhône, voyages et séjours, bonjour. Je suis l'assistante IA de l'agence, les conseillers sont en rendez-vous client.
Appelant : On part à New York dans trois semaines avec vous. Mon fils a un passeport qui expire en septembre, l'ESTA passe quand même ?
Assistante IA : Je ne peux pas vous donner de réponse définitive sur l'ESTA : vérifiez sur le site officiel du gouvernement américain, et je demande à votre conseiller de regarder votre dossier.
Appelant : D'accord. Dossier Garnier, départ le 12.
Assistante IA : Je transmets : dossier Garnier, départ le 12 pour New York, question sur la validité du passeport de votre fils pour l'ESTA. Votre conseiller vous rappelle après son rendez-vous.

Ce que vous recevez par SMS

Formalités New York : passeport du fils expire en septembre, question ESTA. Dossier Garnier, départ le 12. 06 •• •• •• 37. À rappeler.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Ne jamais confirmer une disponibilité de vol ou d'hôtel ni un prix ferme : ils changent en temps réel
Ne pas donner d'information définitive sur les visas ou les vaccins : renvoyer vers les sources officielles et le conseiller
Ne pas traiter seule l'assistance d'un voyageur en difficulté : transfert vers l'astreinte ou l'assisteur
Ne pas promettre de remboursement en cas d'annulation

Le cadre du métier. Immatriculation obligatoire au registre des opérateurs de voyages d'Atout France ; garantie financière (APST ou équivalent) contre l'insolvabilité ; RC pro.

Pourquoi ça compte

Ne plus faire attendre le client devant vous quand le téléphone sonne
Prendre les demandes de devis le soir et le week-end, au moment où les familles préparent leurs vacances
Qualifier le projet (destination, dates, budget, nombre de voyageurs) et caler un rendez-vous
Repérer les voyageurs en difficulté à destination et les transférer vers l'astreinte
Répondre aux questions de formalités à partir de votre base de connaissances

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour agence de voyage
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment ne plus perdre de demandes de devis quand je suis en rendez-vous dans mon agence de voyages ?

Vous laissez sonner sans gêner le client assis devant vous : un renvoi sur non-réponse fait décrocher Calista. L'assistante IA qualifie la demande (destination, dates, budget, nombre de voyageurs) et vous l'envoie par SMS et par email. Vous rappelez le prospect dès la fin du rendez-vous, avec toutes les informations en main.

Quelle solution pour répondre au téléphone de mon agence de voyages le soir et le week-end ?

Un renvoi d'appel hors horaires vers une assistante IA permet de prendre les demandes au moment où les familles préparent leurs vacances. Elle répond sur vos horaires, vos spécialités et les documents à préparer, et note les projets de voyage ou les demandes de rendez-vous en agence. Vous gardez votre numéro et vous retrouvez chaque demande résumée à l'ouverture.

Comment gérer les appels urgents de voyageurs à l'étranger quand l'agence est fermée ?

Calista repère les situations urgentes, comme un vol annulé ou un problème d'hôtel à destination, et les signale en priorité. Sur les plans Pro et au-dessus, l'assistante IA transfère l'appel vers le numéro d'astreinte que vous avez configuré. Elle ne traite jamais seule l'assistance d'un voyageur et ne promet aucun remboursement.

Un assistant IA peut-il qualifier les demandes de voyage sur mesure ?

Oui, l'assistante IA pose les bonnes questions : destination ou envies, dates, durée, budget, nombre de voyageurs, occasion particulière. Elle ne confirme ni disponibilité de vol ou d'hôtel ni prix ferme, puisque ces données changent en temps réel. Le conseiller reçoit un projet déjà cadré et construit ensuite le devis.

Comment une agence de voyages indépendante peut-elle être plus réactive que les sites en ligne ?

En décrochant à chaque appel, même pendant un rendez-vous ou un samedi après-midi, puis en rappelant vite avec un projet déjà qualifié. Une assistante IA prend ce premier contact et vous transmet le message immédiatement par SMS. Le conseil humain reste chez vous : elle ne fait que s'assurer qu'aucune demande ne part à la concurrence.

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Dites-nous comment vous travaillez : nous vous rappelons sous 24 heures ouvrées avec une démo sur des appels de votre métier. Vous gardez votre numéro.