Petites communes : un accueil téléphonique pour vos administrés, même mairie fermée

La mairie garde son numéro. En dehors des heures d'ouverture ou quand la secrétaire est déjà au guichet, l'assistante IA répond à l'administré et transmet sa demande par SMS. Pour les habitants, rien ne change.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

L'administré qui tombe sur le répondeur un samedi ou un jour de fermeture ne règle pas son problème. Le poste est sous tension : sous-effectif et épuisement des agents.

Qui décroche aujourd'hui

La secrétaire de mairie, souvent seule et à temps partiel dans les petites communes, avec des horaires d'ouverture réduits (parfois 2 ou 3 demi-journées par semaine) ; en dehors, un répondeur.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Un administré veut refaire sa carte d'identité un jour de fermeture

Assistante IA : Mairie de Saint-Aubin-des-Prés, bonjour. Je suis l'assistante IA de la mairie : le secrétariat est fermé aujourd'hui, je peux vous renseigner ou prendre un message.
Appelant : Bonjour, ma carte d'identité expire le mois prochain, je peux la refaire chez vous ?
Assistante IA : D'après les informations de la mairie, les cartes d'identité ne se font pas ici mais dans une commune équipée d'un dispositif de recueil, la plus proche étant Montval. La pré-demande se fait en ligne avant le rendez-vous.
Appelant : Ah d'accord. Et pour un acte de naissance de ma fille, née ici ?
Assistante IA : Je transmets votre demande d'acte de naissance à la secrétaire, qui la traitera à la réouverture mardi matin. Pouvez-vous me donner votre nom et le nom de l'enfant ?

Ce que vous recevez par SMS

État civil : demande d'acte de naissance (enfant née à Saint-Aubin), M. Lefort, 06 •• •• •• 35. Renseigné sur la CNI (renvoyé vers Montval). À traiter à la réouverture.

Un arbre tombé sur la voirie un samedi soir

Assistante IA : Vous êtes bien à la mairie de Rochebrune, je suis l'assistante IA de la commune. La mairie est fermée, mais je peux enregistrer un signalement.
Appelant : Il y a un gros arbre en travers de la route du Moulin, juste après le pont, on ne peut plus passer.
Assistante IA : C'est un signalement urgent, je vous mets en relation avec l'élu d'astreinte. Si quelqu'un est blessé ou en danger, appelez le 112.
Appelant : Non, personne n'est blessé, mais il fait nuit et le virage est dangereux.
Assistante IA : Je note : route du Moulin après le pont, chaussée barrée, pas de blessé, virage dangereux de nuit. Je transfère l'appel à l'élu d'astreinte maintenant.

Ce que vous recevez par SMS

URGENT voirie : arbre en travers de la route du Moulin après le pont, chaussée barrée, pas de blessé. Signalé par Mme Coste, 06 •• •• •• 90. Appel transféré à l'élu d'astreinte.

Une question sur l'avancement d'un permis de construire

Assistante IA : Mairie de Villers-sur-Ource, bonjour, ici l'assistante IA : le secrétariat de mairie est en ligne, je prends votre demande.
Appelant : J'ai déposé un permis pour une extension il y a deux mois, je voudrais savoir où il en est.
Assistante IA : Je n'ai pas accès aux dossiers d'urbanisme, et je ne peux pas donner d'information sur un dossier nominatif. Je transmets votre question à la secrétaire, qui vérifiera.
Appelant : D'accord. C'est au nom de Morel, parcelle 214, le numéro de dépôt est sur le récépissé.
Assistante IA : C'est noté : permis de construire pour une extension, M. Morel, parcelle 214, déposé il y a deux mois. La secrétaire vous rappelle après vérification.

Ce que vous recevez par SMS

Urbanisme : M. Morel demande où en est son permis (extension, parcelle 214, déposé il y a 2 mois). 06 •• •• •• 72. Vérifier le dossier avant de rappeler.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Aucune information sur un dossier d'état civil ou d'urbanisme nominatif sans vérification
Ne pas se substituer à l'élu ni prendre de décision au nom de la commune
Ne pas promettre « premier du département » sans le vérifier
Ne pas sous-estimer la souveraineté : l'hébergement des données hors UE sera une objection

Le cadre du métier. Achat public : sous le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence, signature directe par le maire (seuil cité à 40 000 € HT, porté à 60 000 € HT au 1er avril 2026 selon le guide interne, à vérifier). Collectivité soumise au RGPD avec DPO obligatoire ; sensibilité forte à l'hébergement souverain. Forte saisonnalité : injoignables en juillet-août et de mi-décembre à mi-janvier.

Pourquoi ça compte

La secrétaire de mairie récupère du temps pour l'état civil et l'urbanisme
Les administrés ont une réponse même quand la mairie est fermée
Les signalements urgents partent vers l'élu d'astreinte
Une action de début de mandat, rapide et visible, défendable par tous les bords
Accompagnement clé en main : paramétrage, formation de la secrétaire, bilan mensuel

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour mairie
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment soulager la secrétaire de mairie qui passe ses journées au téléphone ?

En confiant les questions répétitives à une assistante IA qui décroche quand la secrétaire ne peut pas. Calista répond aux appels non pris à partir des informations de la commune : horaires, permanences des élus, cantine, salle des fêtes, collecte des déchets. Les demandes qui exigent un agent (état civil, urbanisme) arrivent sous forme de message clair par SMS et par email, à traiter au calme.

Comment répondre aux administrés quand la mairie est fermée ?

Un renvoi d'appel hors horaires vers une assistante IA permet de répondre même les jours de fermeture. L'administré obtient les renseignements pratiques et laisse une demande structurée au lieu d'un message vague sur répondeur. Les signalements urgents, comme un arbre sur la chaussée ou une fuite sur la voie publique, peuvent être transférés à l'élu d'astreinte sur les plans Pro et au-dessus.

Existe-t-il un standard téléphonique IA pour une petite commune ?

Oui, Calista est une assistante IA adaptée aux communes où la secrétaire est seule et à temps partiel. La mairie garde son numéro, et l'assistante ne prend l'appel que si personne ne décroche ou en dehors des heures d'ouverture. Elle s'annonce comme une IA, ne décide rien au nom de la commune et ne communique aucune information sur un dossier nominatif.

Une mairie peut-elle utiliser une IA pour répondre au téléphone (RGPD) ?

Oui, à condition de l'encadrer comme tout traitement de données personnelles : inscription au registre, information des administrés et validation par le délégué à la protection des données de la commune. L'assistante IA s'annonce comme telle dès le début de l'appel et ne collecte que ce qui sert à traiter la demande. Avant de signer, demandez au prestataire le contrat de sous-traitance et le lieu d'hébergement des enregistrements, pour que le DPO puisse se prononcer.

Quelle action rapide et peu coûteuse pour améliorer le service public en début de mandat ?

Rendre la mairie joignable en dehors de ses quelques demi-journées d'ouverture est une mesure visible et rapide à mettre en place. Calista se paramètre avec les informations de la commune et coûte dès 49 € HT par mois en annuel, minutes incluses, sans facturation par appel. Les administrés ont une réponse, et la secrétaire retrouve du temps pour l'état civil et l'urbanisme.

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