Wedding planner : vos futurs mariés pris en charge même pendant un jour J

Vous gardez votre numéro. Le jour J, en prestation ou en repérage, l'assistante IA prend l'appel des futurs mariés et vous envoie leur demande par SMS. Pour eux, rien ne change.

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Mis à jour le 5 octobre 2026

Votre numéro ne change pas
Celui de vos cartes de visite, de votre fiche Google, de vos encarts. Vos clients composent le même numéro qu'avant.
Un simple renvoi sur non-réponse
Vous décrochez : rien ne change. Personne ne répond au bout de 4 à 5 sonneries, ou vous êtes fermé : Calista prend le relais.
Réversible en une minute
Le renvoi se coupe depuis votre téléphone en composant ##61#. Aucun engagement sur votre ligne.

Le problème

Un premier appel manqué, c'est souvent un couple qui se tourne vers une autre agence, d'autant que l'organisation démarre 12 à 18 mois à l'avance. Le jour J, prestataires et invités appellent aussi pour des questions logistiques. La charge des rappels s'ajoute au suivi de dizaines de détails par dossier. Couples et comités d'entreprise contactent plusieurs prestataires et retiennent le premier disponible qui rappelle. Un appel manqué en haute saison (mai à septembre, puis décembre pour les soirées d'entreprise) est une date vide. Les messages vocaux s'empilent et les rappels arrivent trop tard.

Qui décroche aujourd'hui

La wedding planner elle-même, sur son portable, souvent en rendez-vous client, en repérage de lieux ou en coordination d'un mariage le week-end. Pendant une prestation du vendredi ou du samedi soir, ou pendant l'installation du matériel, il ne peut pas répondre.

Ce que l'assistante répond

Trois appels types, tels qu'ils se passent quand personne ne peut décrocher. L'assistante s'annonce comme une assistante IA dès sa première phrase.

Wedding planner

Un couple appelle pendant que la wedding planner coordonne un mariage

Assistante IA : Bonjour, Oui Pour Toujours, organisation de mariages. Je suis l'assistante IA de Clémence, qui coordonne une cérémonie aujourd'hui.
Appelant : Bonjour, on se marie en septembre de l'année prochaine dans le Luberon. Elle est disponible ?
Assistante IA : Clémence confirme elle-même ses dates, je ne peux pas vous le garantir. Pour préparer son rappel : quel lieu, combien d'invités, et cherchez-vous une organisation complète, partielle ou seulement la coordination du jour J ?
Appelant : Un mas près de Gordes, environ 120 invités, plutôt une organisation partielle.
Assistante IA : C'est noté. Je lui transmets votre demande avec vos disponibilités pour un rendez-vous découverte, elle vous rappelle dès qu'elle est libre.

Ce que vous recevez par SMS

Nouveau couple : mariage sept. année prochaine, mas près de Gordes, ~120 invités, orga partielle. Julie & Thomas, 06 •• •• •• 26. Veulent un RDV découverte.

Wedding planner

Le traiteur cherche la wedding planner le jour J

Assistante IA : Atelier Fleur de Lys Événements, wedding planner. Je suis l'assistante IA d'Amandine, elle est en pleine coordination de mariage.
Appelant : C'est le traiteur du mariage Durand. Le camion ne passe pas le portail du domaine, il me faut Amandine maintenant.
Assistante IA : C'est une urgence du jour J, je vous transfère directement sur le portable d'Amandine.
Appelant : Et si elle ne décroche pas ?
Assistante IA : Je lui envoie en même temps un message prioritaire avec votre numéro et le problème d'accès au domaine.

Ce que vous recevez par SMS

URGENT jour J mariage Durand : camion traiteur bloqué au portail du domaine. Traiteur, 06 •• •• •• 90. Appel transféré sur votre portable.

DJ et animation

Une demande de date pendant une soirée DJ

Assistante IA : Bonsoir, DJ Max Sound, animation mariages et soirées. Je suis l'assistante IA de Maxime, il est aux platines ce soir.
Appelant : Vous êtes libre le samedi 5 juillet pour un mariage ? Et c'est combien avec la sono et les lumières ?
Assistante IA : Maxime valide lui-même chaque date pour éviter une double réservation. Son forfait mariage avec sono et jeux de lumière est au tarif qu'il m'a indiqué, que je vous donne, hors frais de déplacement.
Appelant : On sera environ 90, dans une salle des fêtes à Chartres.
Assistante IA : Je note le 5 juillet, 90 invités, salle des fêtes à Chartres. Maxime vous rappelle en priorité si la date est encore libre.

Ce que vous recevez par SMS

Demande mariage samedi 5 juillet, ~90 invités, salle des fêtes Chartres, sono + lumières. Laura, 06 •• •• •• 41. Vérifier la date.

DJ et animation

Un comité d'entreprise veut prolonger la soirée

Assistante IA : Groove Factory Animation, DJ et photobooth pour vos événements. Je suis l'assistante IA de Karim, qui installe son matériel pour une soirée.
Appelant : On organise la soirée de fin d'année de notre boîte, 200 personnes, avec karaoké. Vous pouvez jouer jusqu'à 4 heures ?
Assistante IA : L'heure de fin dépend de ce que la salle autorise, Karim ne peut pas s'engager au-delà. Quelle date et quel lieu avez-vous en tête ?
Appelant : Le vendredi 12 décembre, au domaine de la Brosse.
Assistante IA : Je transmets votre demande avec le karaoké et le nombre d'invités. Karim vous rappelle pour en parler.

Ce que vous recevez par SMS

Soirée entreprise ven. 12/12, 200 pers., domaine de la Brosse, karaoké, demande fin 4h (à vérifier avec la salle). M. Benali, 06 •• •• •• 53.

Récapitulatif par email sur tous les plans, alerte SMS sur les plans Pro et Premium. Établissements, noms et numéros des exemples sont fictifs.

Ce que l'assistante ne fait pas

Elle ne se fait jamais passer pour un humain : elle annonce dès le début de l'appel qu'elle est une assistante IA (règlement européen sur l'IA, article 50).
Ne jamais confirmer une date ou une formule sans validation de la wedding planner
Ne pas donner de conseils d'organisation personnalisés ni recommander de prestataires non validés
Ne pas estimer le budget global d'un mariage
Ne jamais confirmer une date sans validation du DJ (risque de double réservation)
Ne pas annoncer de prix absent de la base de connaissances
Ne pas promettre de jouer au-delà des horaires autorisés par la salle

Le cadre du métier. Métier non réglementé ; une certification RNCP d'organisateur de mariages existe mais reste facultative. Les animateurs de mariages et soirées privées ne relèvent pas du statut d'artiste du spectacle. Rien de bloquant pour l'accueil téléphonique.

Pourquoi ça compte

Les couples dépensent en moyenne environ 2 500 € pour une prestation d'organisation, dans une fourchette de 50 à plus de 3 000 € (Mariages.net). Les couples dépensent environ 500 € en moyenne pour l'animation, et plus de 80 % des prestataires facturent moins de 500 € (Mariages.net, tous types d'animation confondus).

Décroche pendant la coordination de vos mariages, sans couper le jour J
Qualifie les nouveaux couples : date, lieu, nombre d'invités, formule souhaitée, budget
Propose un rendez-vous découverte et vous transmet la demande
Filtre les appels des prestataires le jour J et ne transfère que l'urgent vers votre portable
Décroche pendant vos soirées, quand vous êtes aux platines
Note date, lieu, type d'événement, nombre d'invités et options souhaitées
Répond aux questions récurrentes : forfaits, matériel, durée, frais de déplacement
Vous rappelez en priorité les demandes sur des dates encore libres

Permanence humaine, IA généraliste ou Calista

Comparatif des solutions de réponse téléphonique pour prestataires de mariage (DJ, wedding planners)
Solution	Prix	Facturation	Qui décroche	Votre numéro
Permanence téléphonique humaine	150 à 600 € par mois	0,70 à 2 € par appel traité	Un téléopérateur, sur les horaires du contrat	Conservé, par renvoi d’appel
IA généraliste (AirAgent, Fonio, Sylen)	AirAgent 89 à 499 €, Fonio 99 à 539 €, Sylen 49 à 329 € par mois	Forfait selon le volume, voir chaque offre	Une IA configurée par vous	Selon l’offre
Calista	49 à 249 € HT par mois en annuel (59 à 299 € en mensuel)	Forfait fixe, 100, 300 ou 800 minutes incluses, aucun prix par appel ; au-delà 0,45 à 0,25 € la minute, décomptée à la seconde	Une assistante IA qui s’annonce comme telle, 24 h/24	Conservé : renvoi sur non-réponse ou hors horaires

Prix publics relevés en 2026, hors taxes, à vérifier sur le site de chaque éditeur.

Questions fréquentes

Comment ne plus rater les appels de futurs mariés quand je coordonne un mariage ?

Mettez un renvoi d'appel sur non-réponse vers une assistante IA comme Calista : quand vous êtes sur un jour J ou en repérage, elle décroche à votre place. Elle prend la date, le lieu, le nombre d'invités et la formule souhaitée, puis vous envoie le tout par SMS et par email. Le couple n'est pas resté sur un répondeur et vous rappelez avec le dossier en tête.

Existe-t-il un assistant téléphonique pour wedding planner ?

Oui, Calista est une assistante IA qui répond aux appels de votre agence quand vous ne décrochez pas, et s'annonce comme telle. Elle présente vos formules (organisation complète, partielle, coordination du jour J) à partir de ce que vous lui avez fourni. Elle ne confirme jamais une date, n'estime pas le budget d'un mariage et ne recommande aucun prestataire à votre place.

Comment qualifier automatiquement les premières demandes des couples ?

L'assistante IA pose à chaque couple les mêmes questions : date envisagée, région ou lieu, nombre d'invités, formule recherchée, budget s'ils veulent le donner. Vous recevez une fiche structurée, avec l'enregistrement et la transcription dans votre espace. Elle note aussi leurs disponibilités pour un rendez-vous découverte, que vous fixez vous-même.

Quel outil pour filtrer les appels des prestataires le jour J d'un mariage ?

Une assistante IA avec transfert d'appel : elle prend les messages courants des prestataires et ne vous passe que les urgences. Sur les plans Pro et au-dessus, elle transfère l'appel urgent vers votre portable ou celui d'une collègue, selon ce que vous avez configuré. Le reste vous arrive par SMS, à lire entre deux moments de la journée.

Comment une wedding planner indépendante peut-elle gérer son téléphone sans assistante ?

En gardant son numéro et en confiant les appels non décrochés à une assistante IA, plutôt qu'en embauchant ou en rappelant tout le monde le soir. Calista démarre à 49 € HT par mois en annuel (59 € en mensuel), minutes incluses, sans facturation par appel. L'essai se fait sans carte bancaire.

Comment ne pas rater les demandes de réservation quand je suis en soirée DJ ?

Quand vous êtes aux platines, le renvoi d'appel sur non-réponse fait décrocher l'assistante IA. Elle note la date, le lieu, le type d'événement, le nombre d'invités et les options souhaitées, et vous les envoie par SMS. Le lendemain, vous rappelez en priorité les demandes sur des dates encore libres.

Existe-t-il un assistant téléphonique pour DJ de mariage ?

Oui, Calista répond pour les DJ et animateurs quand ils ne peuvent pas décrocher. Elle répond aux questions récurrentes sur vos forfaits, votre matériel, la durée de prestation et vos frais de déplacement, à partir de vos informations. Elle ne confirme jamais une date sans vous, pour éviter toute double réservation.

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Dites-nous comment vous travaillez : nous vous rappelons sous 24 heures ouvrées avec une démo sur des appels de votre métier. Vous gardez votre numéro.